Mějte ke všem svým zakázkám vše potřebné pohromadě. V modulu Zakázky si nastavíte kalkulaci, doplníte potřebné info a můžete zde sledovat průběh zakázky i dílčích aktivit.
V návodu se dozvíte jak...
Úvod k modulu Zakázky
Zakázka představuje hlavní evidenční a řídicí prvek v rámci celého informačního systému. Modul zakázky naleznete v horní liště na záložce Systém > Zakázky.
Přidání zakázky
Pokud potřebujete přidat novou zakázku existují dvě možná řešení, každé z nich obsahuje vlastní cestu.
- Nejrychlejší cesta pro přidání dostupné v každé otevřené ploše systému. "+" (na horní liště vlevo vedle loga) > Přidat zakázku. Další cesta pro přidání zakázky je přes modul Zakázky Systém > Zakázky > Přidat.
- Otevře se okno, kam se vyplňují základní parametry nově přidávané zakázky. Prvním parametrem je Firma. Firma musí mít založený profil ve vašem eBRÁNA systemu. Pokud potřebnou Firmu nemáte v systému musíte jí nejprve přidat v modulu Firmy.
- Dalším parametrem je Název zakázky, což je označení, pod kterým bude zakázka hledána při zadávaní aktivit. Název se doplňuje jako text. Volte název vystihující obsah Zakázky.
- Každá zakázka má jako povinný parametr Stav. Stav zakázky určuje, v jakém stádiu je aktuálně vytvářená zakázka. Pokud budeme vytvářet zcela novou zakázku, bude tento stav nastaven nejčastěji na nová.
- Posledním povinným parametrem je Typ zakázky. Tímto typem je myšleno, jaký druh činnosti Zakázka představuje. Na výběr máte rozbalovací roletku s různými typy zakázek.
Pomocný číselník, ve kterém definujete jednotlivé typy zakázek najdete v modulu Nastavení > Typy zakázek.
Editace zakázky
Editace profilu Zakázky obsahuje několik záložek pro specifikaci a práci se zakázkou.
-
Přehled
Záložka přehled je souhrnem o zakázce samotné. V záložce najdete:
- pole pro rychlé Poznámky k Zakázce
- pole Obchodní komunikace zobrazující souhrm komunikace týkající se Zakázky
- pole Dokumenty kde je souhrn všech přiložených dokumentů Zakázky
- pole Generované dokumenty kde se vypisují všechny dokumenty vytvořené v zakázce (Nabídka, Objednávka)
- pole základních informací o Zakázce (Firma, stav, typ, od, do, obchodník, link do aktivit týkajících se Zakázky)
- pole ekonomika - poměr V/N, toto pole slouží k získání rychlého přehledu o plánech a realitě výnosů a nákladů Zakázky.
- pole ekonomika - výnosy, slouží pro získání přehledu o úhradách faktur vystavených k Zakázce
- pole Realizace, je výpisem realizačních aktivit Zakázky včetně hlavní realizační Aktivity s prezentací odpracovaného času na Zakázce
-
Dokumenty V záložce najdete přehledný souhrn všech dokumentů přiložených k Zakázce - Dokumenty. Dokument představuje obchodní případ. Jedná se taktéž o prostředek pro oddělení vnitrofiremních činností.
-
Komunikace Záložka Komunikace poskytuje rychlý přehled o komunikaci s klientem. Zobrazují se zde Aktivity typ jednání přiřazené k Zakázce.
-
Realizace Záložka obsahuje přehled všech realizačních Aktivit příslušné Zakázky, včetně přehledu výkazu práce ve vztahu k hlavní realizační Aktivitě Zakázky.
-
Nastavení
Záložka Nastavení je určena pro editaci Firmy, Názvu, stavu a typu zakázky. Navíc v této záložce doplníte datum realizace od - do, doplníte štítky pro další filtrování Zakázek. Můžete zde nastavit Výkazy bez aktivity a nastavit i cizí měnu.
- Pro editaci kliknete na žluté tlačítko UPRAVIT.
-
Historie
Do záložky Historie se automaticky zapisují všechny změny provedené v zakázce uživateli vašeho eBRÁNA systemu. Historii nelze editovat.
V historii je možné vyhledávat, vyplněním hledaného výrazu do pole s lupou umístěného v pravém horním rohu záložky Historie.
Práce se zakázkou
Zakázku v eBRÁNA systemu chápeme jako obal na veškerou komunikaci a realizaci úkolů pro danou firmu. Pod zakázky sdružujeme úkoly a komunikaci, které se týkají jednotlivých etap naší spolupráce s firmou.
- První komunikační zakázka vzniká již ve chvíli prvního kontaktu s konkrétní firmou, kdy odpovídáme na poptávku nebo vytváříme novou akvizici. Pod touto zakázkou obchodník sdružuje veškerou úvodní komunikaci s firmou. Abychom usnadnili obchodní proces, zakládáme tuto první zakázku automaticky při vložení firmy. Díky tomu má obchodník již při vkládání první komunikační aktivity k dispozici zakázku, na kterou může svojí komunikaci navázat.
- Poté již záleží na vás, jakým způsobem se postavíte ke správě komunikace a realizace projektů pro firmu. Jestli zůstanete u jedné zakázky, do které budete sdružovat veškeré činnosti pro firmu prováděné, nebo jestli na každý konkrétní projekt založíte novou zakázku, pro lepší kontrolu prací a komunikace vynaložené na realizaci tohoto projektu. V zakázce se pak zobrazují na záložkách zvlášť právě komunikační a realizační aktivity.
- Pod zakázku také můžete vázat dokumentaci, které se týká firmy a realizace projektů, na samostatnou záložku můžete přikládat všechny typu dokumentů, ať už se jedná o kopii podepsané smlouvy, nebo obrázek s návrhem požadovaného výstupu.