S modulem Aktivity získáte jednoduchý úkolovací systém. Obchodní i projektové úkoly se samy vážou k zakázce klienta. A všichni pracovníci vědí, kdy mají jaký úkol zpracovat.
V návodu se dozvíte jak...
Úvod k modulu Aktivity
Aktivitu si můžete představit jako "věc k řešení". Aktivita je obecný název pro cokoliv, co si lidé předávají mezi sebou a určitým způsobem řeší. K aktivitě mohou být připisovány poznámky s tím, co kdo na dané aktivitě udělal a následně může být aktivita předána dalšímu člověku nebo uzavřena v případě, že úkol je již hotový.
Aktivity tvoří základní prvky písemné komunikace ve firmě. Pro představu se pod aktivitou může skrývat například jednoduchý úkol, záznam komunikace s klientem, ticket z technické podpory, formulář s žádostí, úplný návrh nebo zápis z porady. Každá osoba má svou frontu s přiřazenými aktivitami. Stejně tak mohou mít ve firmě svou frontu také jednotlivá oddělení.
- Modul aktivity naleznete na záložce Systém > Aktivity.
Přidání nové aktivity
Pro přidání nové aktivity máte dvě možnosti. První možností je využití tlačítka Přidat nacházejícího se přímo v modulu Aktivity.
Druhou možností je přidání aktivity pomocí rychlé volby zobrazené pod ikonou "+" .
🎥 Videonávod k přidání nové aktivity naleznete ZDE.
Ať již využijete tlačítko, či rychlou volbu pod ikonou tlačítka plus, zobrazí se okno sloužící k nastavení parametrů vztahujících se k vytvářené aktivitě.
- Prvním parametrem je Typ, který udává druh vytvářené aktivity. K dispozici máte rozbalovací roletku, ve které máte již předpřipraveny jednotlivé typy aktivit. Tyto typy se odvíjí od vašeho řešení eBRÁNA systemu ve vaší firmě a jen vy sami víte, jaké typy potřebujete a jaké činnosti zahrnují.
- Druhým parametrem je výběr Firmy ke které se aktivita vztahuje. Po kliknutí do vyplňovacího okna se rozbalí nabídka firem. Pro zrychlení vyhledání firmy stačí napsat začáteční dvě až tři písmena názvu a našeptávač zpřesní výběr.
- Třetí parametr je Zakázka, díky které zadávanou aktivitu spojíte se zakázkou. Zakázka může být již vytvořena, nebo ji můžete rovnou založit při vytváření nové aktivity. Pokud je zakázka již založena stačí ji vyhledat pomocí vyhledávacího pole. Některé typy implementací nemusejí modul Zakázka obsahovat.
- Parametr Název představuje zobrazený text názvu aktivity. Měl by být co nejvíce vypovídající, jelikož je to první údaj, který je viditelný.
- Dalším parametrem je Přiřazeno, což je velice důležitý parametr, pomocí kterého přiřadíte aktivitu konkrétní osobě, nadřízenému nebo jej přeřadíte do fronty jiného oddělení.
- Každá aktivita má svůj Stav, který označuje v jaké fázi se aktivita nachází. O stavech aktivit se dozvíte dále v návodu.
- Následuje parametr Priorita, pomocí něhož je možné zrychlit zpracování určité aktivity na úkor ostatních aktivit. Pokud je potřeba aktivitu zpracovat urgentně, stačí ji nastavit vyšší prioritu a váš kolega již bude vědět, že takovéto aktivitě má dát přednost. K dispozici je několik úrovní priority. Priorita je následně zobrazena u aktivity pomocí šipek, přičemž aktivita s normální prioritou není nikterak označena a se zvyšující se prioritou je zobrazen vyšší počet šipek.
- Parametr Odhad představuje odhadovaný objem času potřebovaný k vyřešení aktivity. Díky tomuto parametru můžete regulovat čas strávený na úkolu a s tím spojené náklady na pracovní sílu.
-
Splnit do je konečné datum, do kdy má být aktivita splněna a uzavřena, naopak Řešit od je parametr, který využijete, chcete-li úkol začít řešit až od určitého data. Takováto aktivita se převede automaticky do stavu Spící a následně v daný okamžik je převedena do stavu Reakce. Obě časové informace mají rozbalovací kalendář pro rychlý výběr.
-
Textové pole Popis je vlastní text aktivity. Popis slouží ke specifikaci aktivity a tudíž by v něm měly být zaznamenány všechny bližší informace k dané aktivitě. Některé typy aktivit mají ještě druhé textové pole Doplňující info, sloužící k dalšímu popisu zadání úkolu např. pro výrobu.
-
Pokud potřebujete připojit soubor, potom jej stačí přidat pomocí parametru Přílohy. Využijete jej, je-li předmětem aktivity zpracování nějakého dokumentu nebo zda se mají další osoby zapisovat do tohoto souboru. Soubor přidáte pomocí možnosti Přidat další soubor a následným výběrem umístění souboru ve vašem počítači.
-
Po dokončení editace všech parametrů uložíte aktivitu pomocí tlačítka Přidat, případně Uložit při další editaci aktivity.
Po přidání je aktivita přidána do seznamu všech aktivit, odkud ji následně můžete zobrazit kliknutím na její titulek.
Každá aktivita může mít přiřazené Štítky, které blíže specifikují skupinu aktivit, do které lze aktuální aktivitu zařadit. Nad štítky lze potom provádět i filtrování. Štítky mají svůj nastavitelný číselník a při doplňování funguje našeptávač. Číselník pro přidání nových typů štítků najdete v modulu Nastavení > Štítky
Založení aktivity v rámci modulu Zakázky
Dalším způsobem, jak přidat aktivitu je založení v rámci modulu Zakázky. V rámci tohoto modulu je možné u každé zakázky na založce Komunikace přidat libovolné množství aktivit. Více se dozvíte v části manuálu věnované modulu Zakázky.
Stejně tak lze aktivitu přidat z modulu Firmy z widgetu Obchodní komunikace.
Aktivitu můžete také následně označit jako Oblíbené nebo ji duplikovat, sdílet či tisknout. To provedete pomocí nabídek zobrazených v pravém horním rohu okna.
Práce se stavy aktivit
Každá aktivita má svůj Stav, který označuje v jaké fázi se aktivita nachází. Pro metodologii řízení aktivit jsou využívány následující stavy, které aktivitu barevně rozliší.
- Reakce (růžová)- Jedná se o nově přiřazenou aktivitu nebo připsanou poznámku. Každá aktivita, kterou někomu předáte se automaticky přeřadí do stavu reakce. Pokud má někdo na sobě přiřazenou aktivitu a budete chtít připsat poznámku, tak aby si ji zpracovatel přečetl, uveďte ji do stavu reakce.
- Přijato (modrá) - Je stav, kterým osoba, jenž má aktivitu přiřazenou na sobě potvrdí, že má přiřazený datum řešení a také termín, do kdy má být aktivita zpracována.
- Spící (žlutá) - Využijete tehdy, potřebujete-li řešit aktivitu v budoucnu a nepotřebujete ji tedy mít nyní na očích. Taková aktivita je následně aktivována buď jinou aktivitou, která ji spustí nebo nastaveným datem v parametru řešit do. V daný okamžik je automaticky robotem nastavena do stavu reakce.
- Čekající (oranžová)- Je taková aktivita, jenž čeká na reakci 3. strany. Pod touto reakcí si lze představit například email nebo telefonát obchodního partnera.
- Uzavřeno - Splněno (zelená) - Je stav znamenající úspěšnou realizaci. Využívá se tehdy, je-li aktivita dokončena a po nastavení tohoto stavu zmizí ze všech front.
- Uzavřeno - Nerealizováno (šedá) - Je stav využívaný v případě, pokud aktivita není realizována a potřebujete ji ukončit. Aktivita v tomto stavu není standardně ve výpisu zobrazována.
Úprava aktivity
Se všemi aktivitami lze jednoduše pracovat. Dají se upravovat, předávat, připojovat do nich poznámky, vytvářet dílčí části k hlavní aktivitě a samozřejmě i zavírat. V aktivitách si lze vytvářet i různé filtry a přidávat widgety aktivit na hlavní pracovní plochy.
- Na úpravu aktivit musíte mít právo.
- Lze určitým uživatelům k aktivitě přístup zakázat či naopak aktivitu nastavit jako soukromou a vybraným jedincům přístup povolit.
- V každé aktivitě je zobrazena historie změn aktivit.
-
Editace aktivity Aktivitu můžete velmi snadno editovat pomocí ikony editační tužky zobrazené na začátku příslušného záznamu.
Po zvolení této ikony se zobrazí editační okno, ve kterém jsou již předvyplněny veškeré údaje o aktivitě, které můžete dále editovat. Navíc je zde však zobrazena položka Reportér. Reportér je člověk, který má za aktivitu zodpovědnost. Zpravidla je to osoba, která aktivitu zakládala, avšak reportér může být změněn, přechází-li například aktivita do správy jiné osoby. -
Uzavření aktivity
Aktivity ze systému odstraňovat nelze. Pokud potřebujete aktivitu odstranit ze všech front, máte na výběr dvě možnosti.
První možností je nastavení stavu na Nerealizováno, čímž aktivita není uzavřena ale stav udává, že aktivita nikam nevedla. Změnu stavu aktivity provedete v rámci editace aktivity parametrem Stav, kde z rozbalovací roletky vyberete Nerealizováno.
Pokud byl na aktivitě odpracován nějaký čas, potom je potřeba aktivitu Zavřít. Zavření aktivity provedete kliknutím na černou kostičku s nápisem Zavřít. Otevře se malé okno, kde označíte Splněno či Nesplněno, můžete přidat krátký komentář a potvrdíte kliknutím na zelené tlačítko Zavřít.
-
Schvalování aktivit Využijete, pokud chcete vytvořit aktivitu, jejíž předmětem bude cokoli, co potřebuje schválení někoho jiného (koupě, dovolená apod.)
Aktivitu přidáte běžným způsobem, tedy přes ikonu zeleného plus, nebo přes Systém > Aktivity > Přidat. Poté vyberete typ "Žádost obecná" nebo "Žádost o dovolenou". Dále aktivitu vyplňte a uložte.
Po uložení aktivity se vám pod aktivitou zobrazí pole, kam můžete přidávat uživatele, kteří mají vaši žádost schválit. Po předání na dotyčného pak přímo v aktivitě zaškrtne "Schvaluji" nebo "Zamítám".
-
Vztahy mezi aktivitami Mnohdy je dobré rozdělit si složitější aktivitu na aktivity dílčí. K tomuto účelu slouží vytváření potomků aktivity. Pokud vytvoříte potomky, znamená to, že rodičovská aktivita může být uzavřena až v okamžiku uzavření všech dílčích aktivit.
- Nového potomka aktivitě vytvoříte při editaci či zobrazení aktivity v dolní části označené Vztahy. V této části naleznete možnost Přidat potomka.
- Po zvolení této možnosti se zobrazí část okna pro nastavení informací o aktivitě potomka. Jelikož jsou veškeré parametry přebírány od aktivity rodičovské, nastavuje se zde pouze Název, který je odlišný od názvu aktivity rodičovské, dále Štítky a termín Řešit od, časový Odhad.
- o dokončení editace parametrů aktivity potomka uložíte změny pomocí tlačítka Přidat. Potomek se otevře a můžete jej volně editovat.
- Bylo by také správné ihned upravit Popis, čímž zpřesníte dílčí činnost realizovanou potomkem.
Aby bylo vše přehledně zobrazeno, je následně v této část zobrazen strom aktivit, pomocí kterého je jasně vidět, která aktivita je rodičovská a které jsou její další úrovně. Každá další úroveň je od rodičovské odsazena.
-
Duplikace aktivity Pokud potřebujete vytvořit stejnou aktivitu, avšak s odlišnými parametry, můžete aktivitu kdykoliv Duplikovat. Duplikace aktivity znamená, že se vytvoří aktivita nová, avšak přebírá od duplikované aktivity některé parametry. Aby byl odlišen originál aktivity a duplikace, je změněn název na název duplikované aktivity, avšak s dovětkem kopie.
Tento název je následně možné změnit editací nové aktivity. Využijete to například při shodných úkolech pro různé pracovníky, čímž ušetříte čas s vyplňováním dalších aktivit.
Následně je tato duplicitní aktivita označena jako Související s duplikovanou aktivitou. Tuto vazbu naleznete ve spodní části Vztahy.
-
Omezení přístupu k aktivitě
Pokud chcete omezit přístup k aktivitě pro ostatní uživatele, před přidáním použijte možnost Sdílení.
Zobrazí se vám modální okno, ve kterém můžete definovat oddělení / pozici / skupinu nebo jmenovitě uživatele, kteří aktivitu uvidí. Nezapomeňte vždy označit takový příspěvek jako soukromý, pomocí checkboxu Soukromá položka, jinak i přes další nastavení bude příspěvek pořád viditelný všem.
Dále máte možnost přidat vybraným uživatelům práva na:
- editaci - všichni uvedení uživatelé budou moci váš příspěvek upravovat
- čtení - všichni uvedení uživatelé budou mít příspěvek pouze zobrazený
- komentování - uživatelé budou moci vkládat komentáře pod příspěvek
Po vyplnění řádku nezapomeňte uložit dílčí nastavení pomocí zelené fajfky na konci řádku. Pro celkové potvrzení klikněte na Uložit.
🎥 Videonávod k omezení přístupu do aktivity naleznete ZDE.
-
Upozornění na dovolenou
Pokud předáváte aktivitu kolegovi a ten má v termínu dané aktivity dovolenou, budete automaticky upozorněni modálním oknem.
Dovolená musí být zadaná přes aktivitu typu Žádost o dovolenou a musí být schválená.