Úvod k řízení projektů přes eSYSTEM
U vybraných, organizačně a komunikačně složitějších, projektů používáme pro zefektivnění naší vzájemné komunikace náš vlastní komunikační a úkolovací systém - eSYSTEM. Tento nástroj nám pomáhá mít v naší vzájemné komunikaci (eBRÁNA vs KLIENT) vždy pořádat. Stačí dodržet pár pravidel a můžete se těšit na rapidní snížení vzájemné emailové komunikace, zbytečných stavových telefonátů a hlavně pořádek v úkolech.
Jak to celé funguje
Základ tvoří jedna nebo dvě pracovní plochy, které jsou speciálně navržené tak, aby poskytovaly okamžitý přehled nad řešenými úkoly - ať už ze strany eBRÁNY nebo KLIENTA.
Řídící přehledová pracovní plocha je obecně rozdělena do tří částí (sloupců), kde:
- 1. sloupec obsahuje úkoly aktuálně řešené klientem
- 2. sloupec obsahuje úkoly aktuálně řešené specialisty z eBRÁNY
- 3. sloupec obsahuje sdílené úkoly / informace typu - hlavní zadání, zápisy z porad nebo přehled dokončených úkolů.
Jak jsou zobrazeny úkoly v 1. klientském sloupci:
- Blok "Ke zpracování klient" - obsahuje všechny aktivity předané na frontu "Řeší klient" ve stavu "Rekace / ke zpracování" (tento stav naznačuje, že úkol nebyl ještě přijat k řešení ze strany klienta)
- Blok "Aktuálně řeší klient" - obsahuje všechny aktivity předané na frontu "Řeší klient" ve stavu "Přijato" (tento stav naznačuje, že úkol byl oficiálně ze strany klienta přijat k řešení)
- Blok "Žádosti na schválení klient" - obsahuje všechny aktivity typu "Žádosti na schválení klient"
- Blok "Plánováné" - obsahuje všechny aktivity typu "Úkol eBRÁNA" a "Úkol klient" ve stavu "Čekající" (tento stav naznačuje, že daný úkol byl cíleně pozdržen ve své realizaci na blízké budoucí datum = realizace je v plánu, čeká se na plánovaný termín)
- Blok "Odloženo" - obsahuje všechny aktivity typu "Úkol eBRÁNA" a "Úkol klient" ve stavu "Spící" (tento stav naznačuje, že realizace úkolu byla prozatím odložena; konkrétní termín realizace není ještě znám)
Jak jsou zobrazeny úkoly v 2. eBRÁŇÁCKÉM sloupci:
- Blok "Ke zpracování eBRÁNA" - obsahuje všechny aktivity předané na frontu "Řeší eBRÁNA" ve stavu "Rekace / ke zpracování" (tento stav naznačuje, že úkol nebyl ještě přijat k řešení ze strany eBRÁNA specialistů)
- Blok "Aktuálně řeší eBRÁNA" - obsahuje všechny aktivity předané na frontu "Řeší eBRÁNA" ve stavu "Přijato" (tento stav naznačuje, že úkol byl oficiálně ze strany eBRÁNA specialistů přijat k řešení)
Jak jsou zobrazeny úkoly / informace ve 3. sdíleném sloupci:
- Blok "Oblíbené / důležité" - obsahuje všechny aktivity typu "Úkol eBRÁNA" a "Úkol klient" s příznakem priorita ve stavu "Okamžitě" - cílem je mít možnost zdůraznit aktivity obsahují základní zadání nebo nějaké strategické informace
- Blok "Přiřazeno na mě" - obsahuje všechny aktivity typu "Úkol eBRÁNA", "Úkol klient" a "Žádosti na schválení klient", které jsou přiřazné na aktuálně přilášeného uživatele - cílem je zviditelnit úkoly, které si uživatelé přiřadí na sebe a ne na jednu ze dvou zpracovatelských front ("Řeší klient" nebo "Řeší eBRÁNA")
- Blok "Zápisy z porad / eBRÁNA + klient" - obsahuje všechny aktivity typu "Zápisy eBRÁNA + klient" v jakémkoliv stavu, tj. včetně stavu "Splněno" (tedy uzavřené úkoly) - cílem je mít někde rychle a jednoduše na očích všechny zápisy z konzultací a jednání vztahujících se k řešeným projektům
- Blok "Dokončeno / hotovo" - obsahuje všechny aktivity typu "Úkol eBRÁNA", "Úkol klient" a "Žádosti na schválení klient" ve stavu "Splněno" (tento stav definuje, že úkol byl dokončen a již na něm nebude probíhat žádná další realizace)
Jak určit, kterou službu nebo produkt řešíme (aneb Jak pracovat s oddělenými plochami)
eBRÁNA poskytuje svým klientům řadu služeb a produktů, jejichž nasazení a optimalizaci řešíme přes náš komunikační a úkolovací nástroj eSYSTEM. Abychom při naší vzájemné komunikaci lépe roztřídili jednotlivé úkoly, používáme funkci "štítky" pro doplnění významového kontextu.
Obecně používáme 3 významové štítky - marketing, web, eshop - jejich názvy poměrně jasně vystihují oblast, kterou zastupují.
Pokud sdílená projektová implementace eSYSTEMU obsahuje 2 přehledové plochy, používají se "štítky" pro rozlišení, na kterou plochu patří konkrétní úkoly. Rozdělení funguje podle následujícího pravidla:
- plocha "eBRÁNA marketing" (nebo "Tvorba marketingu") - všechny úkoly se štítkem "marketing"
- plocha "eBRÁNA tvorba webu/shopu" (nebo "Tvorba webu/shopu") - všechny úkoly se štítkem "web" nebo "eshop"
Jaké typy úkolů používáme
Když přidáváte nový úkol, tak musíte určit jeho typ. Vytvořené řídící pracovní plochy předpokládají, že budete pracovat s následujícími typy:
- Úkol klient - ideálně zadávat úkoly, které bude z větší části řešit sám klient (sepsán požadavků na kampaň, klíčové požadavky na novou funkčnost apod.)
- Úkol eBRÁNA - ideálně zadávat úkoly, které bude z větší části řešit eBRÁNA
- Zápisy eBRÁNA + Klient
- Žádost na schváleni klient
Jak probíhá (vzájemné) úkolování
- Jsem klient a potřebuji eBRÁNĚ zadat úkol - vytvořím aktivitu typu "Úkol eBRÁNA" a předám ji na frontu "Řeší eBRÁNA" => aktivita se zobrazí ve sloupci s úkoly pro eBRÁNU
- Jsem specialista z eBRÁNY a chci předat klientovi report ze spravované externí služby - vytvořím aktivitu typu "Úkol eBRÁNA" a předám ji na frontu "Řeší klient" => aktivita se zobrazí ve sloupci s úkoly pro klienta
- Jsem specialista z eBRÁNY a chci zadat klientovi úkol na dodání podkladových dat - vytvořím aktivitu typu "Úkol klient" a předám ji na frontu "Řeší klient" => aktivita se zobrazí ve sloupci s úkoly pro klienta
- Jsem specialista z eBRÁNY a chci do eSYSTEMU vložit zápis z jednání - vytvořím aktivitu typu "Zápisy eBRÁNA + klient" a vložím do ní výstup z jednání; aktivitu si nechám otevřenou pár dní na sobě, pokud nikdo nebude chtít něco doplnit, tak aktivitu uzavřu jako "Splněno" => aktivita je zobrazena ve společném sloupci se sdílenými informacemi
Čemu se vyhnout 🔥
- Když zadáváte úkol na klienta nebo eBRÁNA specialistu, je potřeba předat aktivitu na frontu "Řeší klient" nebo "Řeší eBRÁNA". Pozor, NEPŘEDÁVEJTE aktivitu přímo na konkrétní osobu, protože pak se taková aktivita ztratí z přehledové plochy a nemusela by být vyřešena, případně by se o jejím vyřešení nemuseli dozvědět ostatní účastníci projektu a mohlo by dojít k zdržení následného kroku.