Filtrování a efektivně vytvořené přehledy jsou základem pro dobrou manažerskou práci. Proto systém umožňuje jednoduchým způsobem vytvořit pravidla filtrů a možnosti rychlých přehledů ve widgetech.
V návodu se dozvíte jak...
Úvod k filtrům a filtrování dat
Filtry a filtrování dat je základním stavebním kamenem všech typů přehledů potřebných pro vyhodnocování stavu úkolů a zakázek v jakékoli firmě. Pokud je možné nastavit si filtr přímo v uživatelském rozhraní přesně na míru okamžité potřeby, je to velikou výhodou.
Nastavení filtru
Základní použítí a nastavení filtrů je stejné pro všechny moduly. Jediný rozdíl je v parametrech, podle kterých lze výsledky filtrovat. Např. při filtrování dat v modulu Osoby budete mít k dispozici parametr "Datum nástupu", které samozřejmě není k dispozici v modulu Firmy.
Filtry naleznete vždy v hlavním listovém výpisu u všech základních modulů (viz. přiložená ukázka z modulu Aktivity). Filtry se zobrazí při kliknutí do výběrového políčka vpravo nahoře u ikonky Filtr (viz. obrázek). V tomto výpisu naleznete svoje filtry a sdílené filtry. Nový filtr vytvoříte kliknutím na ikonku "Filtr".
🎥 Videonávod k nastavení filtru naleznete ZDE.
Jak pracovat s filtry
Po kliknutí na ikonu Filtr se zobrazí vyhledávací formulář, ve kterém si nastavíte požadované omezení.
Popis jednotlivých funkcí ve vyhledávacím formuláři:
- Přehled všech dostupných (omezujících) parametrů včetně pole pro rychlé nalezení parametru přes zadaný název.
- Zobrazení další nezobrazených parametrů v případě většího seznamu.
- Definice parametrů, které se mají zobrazit jako sloupce ve výsledném listovém výpisu v konkrétním modulu. Parametry můžete přidávat či ubírat.
- Určení způsobu seřazení zobrazených dat v listovém výpisu. Data lze řadit pouze podle parametrů, které jsou reálně viditelné ve výpisu (viz. bod 3). Po kliknutí na textový link "Upřesnit řazení" můžete přidat až další dva způsoby řazení.
- Počet zobrazených položek na stránce.
- Kliknutím na tlačítko "Použít filtr" dojde k aktualizaci výpisu, který již odpovídá novému nastavení. Dokud nekliknete na tlačítko "Uložit filtr", tak je nové nastavení filtru dočasně uloženo ve stavu "Rozpracovaný filtr".
Ukládání a sdílení filtrů
Při ukládání filtru máte k dispozici následující pole:
-
Název: Název filtru, který vytváříte.
- Název je nadpisem: Vyplněný název bude i nadpisem filtru, tj. nebude ve tvaru: "modul - název filtru" (např. "aktivity - programátorské úkoly"), ale použije se pouze název filtru (např. "programátorské úkoly").
- Přepsat existující filtr: Pokud upravujete existující filtr, zde si jej vyberte a při uložení přepíšete jeho nastavení.
- Štítky: Vyberte štítek, který se pro daný filtr nejvíce hodí.
- (textový link) Sdílení: Kliknutím na Sdílení rozbalíte možnosti nastavení sdílení filtru.
- Sdílet všem: Filtr bude sdílen všem ve firmě.
- Sdílet pozici: Filtr bude sdílen pouze vybraným pozicím.
Správa filtrů
Smazání vámi vytvořeného filtru provedete ve "Správě Filtrů" (označeno ikonou ozubeného kolečka) vpravo nahoře hned vedle tlačítka "Filtr".
Ve "Správě filtrů" můžete filtry smazat (křízek na konci řádku), upravit jejich pojmenování nebo čistě soukromý filtr změnit na sdílení.
Popis nastavení filtrování u vybraných parametrů
Jakým způsobem fungují některá konkrétní pole (parametry) při filtrování si ukážeme na vzorovém modulu Aktivity.
-
Datumové pole - Datum od, Datum do
Aktivity můžete filtrovat dle různých parametrů typu "datum". Například podle datumu započetí práce na úkolu nebo podle datumu očekávaného dokončení úkolu.
K omezení výpisu aktivit skrze parametr typu datum můžete použít více variant. Buď definujete přesný pevný rozsah za pomoci známého datumu (např. od 1.1.2024 do 31.7.2024) nebo k definici omezení použijete nějaký relativní způsob určení rozsahu.
Relativní způsob definice má tu výhodu, že se vždy přizpůsobuje aktuálnímu datumu. Má tedy smysl v jakýkoliv den, ne pouze v den, kdy daný filtr vytvoříte.
Například přes datumové omezení označené jako "relativní interval" snadno vytvoříte výpis aktivit, kde budou vždy vypsány záznamy spadající do intervalu staré maximálně 10 dní zpětně a zároveň nemají budoucí datum přednastavené více jak 10 dní dopředu.
Pokud je tedy dnešní datum 15.9 a vy zadáte výše popsaný relativní datumový filtr: "od -10 do 10", zobrazí se vám všechny aktivity vyhovující intervalu od 5.9 do 25.9.
Můžete také využít některý z předpřipravených relativních intervalů - například "zítra", "příští týden", "minulý měsíc" atd..
-
Přiřazeno
Pokud chcete zobrazit všechny aktivity, které má na sobě přiřazené konkrétní uživatel, klikněte na pole "Přiřazeno" a v seznamu jmen vyberte konkrétní osobu.
Pokud potřebujete svůj dotaz rozšířit na více osob, stačí postupně vybrat více jmen.
V seznamu dostupných uživatelů je i jeden speciální zástupný alias "já sám", který je vždy při vykonání filtru automaticky přeložen na aktuálně přihlášeného uživatele. Tento zástupný alias lze tedy velmi efektivně nasadit u filtrů, které jsou následně použity jako sdílené pro více uživatelů.
-
Stav
Jestliže chcete zobrazit aktivity v konkrétním stavu, například čekající aktivity, klikněte na pole "Stav" a vyberte ze seznamu stav "Čekající".
Mějte na paměti, že se vám během filtrování zobrazí vždy jen otevřené aktivity. Pokud chcete zobrazit aktivity, které jsou zavřené klikněte na pole "Stav" a ze seznamu vyberte stav "Splněno".
-
Výsledek
Pokud chcete dohledat například poptávky/nabídky, které dopadly nebo nedopadly, použijte pro to parametr "Výsledek".
-
Štítky
Pomocí parametru "Štítky" můžete snadno najít aktivity s konkrétním štítkem. Lze tak velmi účinně omezovat rozsah zobrazených dat. Samotný štítek většinou reprezentuje - typ produktu nebo služby, regionální označení nebo typ činnosti.
Pokud vyberete v seznamu štítků víc možností, vždy se zobrazí aktivity, které mají připojený alespoň jeden z vybraných štítků.
-
Typ aktivity
Pokud chcete zobrazit aktivity pouze určitého typu, použijte parametr "Typ".
Pozor: Typ aktivity je jediný parametr, který je fixní a nejde po založení aktivity změnit.
-
Použití více polí najednou
Samozřejmě můžete filtrovat i za pomoci kombinace více parametrů najednou. Při filtrování kombinací více parametrů se zobrazí pouze data, která splňují všechny uvedená kritéria.
Na přiložených obrázcích, chceme dohledat všechny aktivity přiřazené na "Moniku Stránskou" ve stavu "Reakce".
