Modul Rezervace se stane jedním z nejdůležitějších pomocníků vaší firmy. Slouží pro zamlouvání předmětů sdílených ve firmě. Můžete si s jeho pomocí také rezervovat zasedací místnost nebo firemní vůz.
V návodu se dozvíte jak...
Úvod k modulu Rezervace
Modul rezervace vám umožní mít neustálý přehled o majetku firmy (auta, multimediální zařízení atd.) či místnostech, které mají k dispozici k užívání zaměstnanci firmy. Předejde se tak dohadům o zapůjčení firemních aut či jednacích místností. Modul rezervace naleznete na záložce Systém > Rezervace.
V rámci tohoto modulu jsou zobrazeny veškeré rezervace, které byly provedeny. Pro jejich zobrazení je možné vybrat ze tří předpřipravených rozvržení. Ikony zobrazení rezervačního plánu naleznete v pravém horním rohu.
Máte zde na výběr zobrazení tabulkového výpisu, výpisu po měsících či výpisu po týdnech.
Po vložení nové rezervace je vámi provedená rezervace zapsána do systému a nikdo jiný již nemůže v daný čas položku rezervovat.
Rezervační položky
Pokud potřebujete poskytnout k rezervacím další položku, kterou ještě nemáte v systému, můžete tyto položky přidávat pomocí možnosti:
- Nastavení > Rezervace > Položky.
- Novou položku následně přidáte pomocí tlačítka Přidat.
- Po zvolení tohoto tlačítka se zobrazí okno pro editaci nové položky poskytované k rezervaci. K vyplnění jsou zde dva povinné parametry, a to ID položky, které jednoznačně identifikuje položku rezervace. Druhým povinným parametrem je Objekt, což je označení položky, která má být rezervovatelná. Dalšími parametry je zde Typ položky, pomocí které můžete blíže specifikovat o jakou položku se jedná (například automobil nebo místnost) a dále cenu za půjčení, kterou specifikujete pomocí parametru Základ ceny a následně také jednotkou, za kterou je hodnota účtována.
Editace rezervačních položek
Typ rezervační položky může být taktéž editován, či vytvořen další nový typ položky. Zobrazení všech typů rezervačních položek a jejich editaci zobrazíte možností.
- Nastavení > Rezervace > Typy položek.
- Editaci stávajícího typu rezervační položky provedete pomocí ikony editační tužky, zobrazené na začátku příslušného řádku typu položky, případně můžete typ položky odstranit ikonou odpadkového koše.
- Pro přidání nového typu rezervační položky slouží tlačítko Přidat.
-
Následně je zobrazeno okno pro zadání parametrů nově přidávaného typu položky. Je nutné zde vyplnit dva povinné parametry, a to ID typu položky a Typ položky, který označuje popisek zobrazený ve výpisu typů položek při přidávání položky. Následující obrázek zobrazuje situaci, kdy je například potřeba přidat položku drobné zařízení. Po zadání příslušných dvou parametrů stačí potvrdit přidání tlačítkem Přidat.
Vytvoření rezervace
Pokud se rozhodnete k nové rezervaci firemních zdrojů, potom stačí použít tlačítko Přidat v horní části modulu Rezervace.
Po kliknutí na tlačítko Přidat se zobrazí formulář, v rámci kterého zadáte základní parametry nové rezervace. Prvním parametrem je pole Rezervoval, kde pomocí rozbalovací roletky vyberete jméno osoby, která si chce místnost či automobil rezervovat. Parametr Typ položky je také rozbalovací pole, ve kterém vyberete kategorii položek - například automobily, jednačky, servisní nářadí, propagační materiály atd.
Parametry vyplňujte vždy postupně, jelikož pole Rezervační položka je aktivní až po vyplnění typu položky a datumu od a do. Rezervační položka je rozbalovací pole obsahující vždy pouze položky daného typu, které jsou k dispozici k rezervaci v zadaný časový interval. Pokud není zobrazena žádná volná položka daného typu, tak jsou všechny položky pro daný časový interval nedostupné, tedy jsou v časové kolizi. Zde je nutné si uvědomit, že kolize může být jak na úrovni jednotek hodin, tak i na úrovni minut. Proto je dobré drobně upravit požadovaný časový interval a možná se dočkáte kladného výsledku.
Účel rezervace je nepovinná položka, přesto je vždy dobré sem napsat alespoň krátký informační text, který vašim kolegům napoví, zda jde o jednání s klientem nebo interní poradu v případě rezervace jednací místnosti. Lze tak mnohem jednodušeji řešit situaci, kdy aktutně hledáte další volnou jednací místo pro konzultaci s klientem.
Další nepovinnou, přesto velmi užitečnou, volbou v rezervačním formuláři je zaškrtávací pole Celodenní. Takto lze zjednodušit rezervační proces u položek, které se rezervují na celé dny a nechcete se zdržovat vyplňováním hodin u definice časového intervalu.
Po dokončení vyplňování parametrů rezervace potvrdíte rezervaci tlačítkem Přidat v horní části obrazovky.
Editace a odebrání rezervace
Může se stát, že například automobil nepotřebujete mít rezervovaný po celý časový interval a tak jej můžete poskytnout k rezervaci ostatním. Editaci provedete pomocí ikony editační tužky nacházející se na začátku příslušného řádku záznamu rezervace.
Pomocí této editační tužky se zobrazí okno, ve kterém můžete editovat veškeré parametry zadané při vytváření rezervace. Zároveň je zde nová záložka Historie, která zobrazuje veškeré změny v dané rezervaci. Vidíte tak zde kdo, kdy a jakou úpravu v rámci rezervace provedl.
Pokud se rozhodnete, že rezervace již není platná a proto by bylo dobré ji odstranit, stačí v seznamu rezervací použít ikonu křížku zobrazenou na konci příslušného řádku.
Aby nedošlo k nechtěnému odstranění rezervace, vyzve vás systém dialogovým oknem k potvrzení prováděné akce.
Vyhledávání rezervací
Pro vyhledávání v seznamu rezervací máte k dispozici rychlé hledání. Pro možnost rychlého hledání stačí začít psát text do textových polí zobrazených v záhlaví každého sloupce. Vyhledávání zahájit pomocí lupy nebo klávesy Enter na klávesnici.
Vyhledání rezervace podle časového období
Pro vyhledání rezervace podle konkrétního časového období využijte rozbalovací roletku vpravo nahoře.
Vybírat můžete z období:
- Dnes, Zítra
- Tento týden, Příští týden
- Tento měsíc, Příští měsíc
- Jiné (zadáte konkrétní datum od-do)
Widget Rezervace
Aby jste měli vždy aktuální přehled o rezervovaných prostředcích, můžete si dát na plochu vašeho eBRÁNA systemu widget rezervace.
Widget rezervace obsahuje vyhledávací pole, v rámci kterého můžete vyhledat pouze položky, které jsou volné. Po zadání data, času od kdy se má rezervace vyhledávat a položky co, označující předmět, který má být vyhledán provedete vyhledání tlačítkem Vyhledat.
Po vyhledání jsou zobrazeny všechny dostupné položky, v rámci nichž je možné upravit čas rezervace a následně provést rezervaci pomocí tlačítka Rezervovat.