Jak mít přehled v úkolech

Úvod k Jak mít přehled v úkolech

Obecně lze říci, že přehled v úkolech lze mít pouze v okamžiku, kdy jsou a) všechny úkoly někde dostatečně kvalitně evidovány a b) evidence úkolů je pro vás snadno přístupná a hlavně dostatečně přehledná.

Evidence úkolů je v případě našeho informačního systému zajištěna modulem Aktivity. O přehledné a snadno dostupné zobrazení úkolů se stará systém pracovních ploch, které jsou jednoduše upravitelné a navíc umožňují vzájemné sdílení mezi všemi uživateli systému.

Na této stránce najdete různé vzorové ukázky řešení konkrétních typizovaných scénářů "přehledů úkolů" dle potřeby různých typů uživatelů (vedoucí týmu, vedoucí projektu, vedoucí marketingu atd.).

Obecný návod jak vypsat vybrané úkoly na pracovní ploše

1. Otevřte si modul Aktivity a přes obecnou funkci "Filtrování" v modulu Aktivity získejte požadovaný seznam úkolů. Například pokud vás zajímají všechny úkoly, které jste vy osobně zadali a jsou ještě stále živé (tedy v nějakém rozpracovaném stavu), tak musíte ve filtru zvolit následující parametrické omezení - parametr "Reportér" omezit na hodnotu "já sám" (jde o zástupný alias, který odpovídá přihlášenému uživateli) + parametr "Stav" omezit na výčet hodnot "Přijato, Reakce, Spící, Čekající". Jak pracovat s filtry v našem systému najdete na stránce Filtry a filtrování dat .
2. V okamžiku, kdy jste s aktuálně získaným výpisem dat (tedy v tomto případě s výpisem úkolů) spokojeni, musíte si tento filtr (respektive jeho konkrétní konfiguraci) uložit pro následné využití. Jak provést uložení filtru se opět dozvíte na stránce Filtry a filtrování dat . Při ukládání je důležité se předem rozmyslet, zda chcete konkrétní výpis úkolů  sdílet s více uživateli. Pokud ano, tak je potřeba uložit filtr s aktivním parametrem "Sdílet všem".
3. Když máte požadovaný výpis úkolů k dispozici mezi uloženými filtry, lze přejít ke kroku zobrazení úkolů na vybrané pracovní ploše. Jak pracovat s pracovními plocha, ať už jde o vytvoření úplně nové plochy nebo úpravu existující, se dozvíte na stránce Nastavení pracovní plochy . V tomto návodu se zároveň dočtete, jak na pracovní plochu vložit "widget Aktivity", který umožňuje zobrazit konkrétní výpis úkolů dle uloženého filtru v Bodě 2. Při konfiguraci samotného widgetu Aktivity u prvního parametru "Seznam" vyberete hodnotu "Aktivity" a v druhém parametru "Filtr" nastavte hodnotu odpovídající názvu vámi vytvořeného filtru v Bodě 2. Další parametrizace je již na vašem zvážení, určitě však doporučujeme upravit nastavení parametru "Volitelné pole" tak, abyste při výpisu úkolů viděli i bližší podrobnosti o jeho nastavení. Konkrétně je dobré nechat si vypsat nastavení - Poznámka, Štítky, Přiřazeno, Přílohy.

Ukázkové obecné přehledy úkolů

1) Přehled mých vlastních úkolů

Ať už je vaše pracovní pozice jakákoliv, vždy potřebujete vidět / znát své vlastní úkoly. Takovou plochu v našem systému vytvoříte poměrně jednoduše a může vypadat například jako níže uvedená pracovní plocha "Moje úkoly".

Základem tohoto přehledu je rozdělení úkolů do několika samostatných bloků, kde každý blok obsahuje pouze úkoly v konkrétním stavu. Toto rozdělení výrazně ulehčuje orientaci ve vlastních úkolech, které je navíc v případě našeho systému výrazně podpořeno obarvením levého rohu úkolu dle konkrétního stavu.

Ukázkový přehled úkolů "Moje úkoly" je navíc rozšířen o dva blok s "mnou založenými úkoly" a "schvalovací blok". Náhled na mnou založené úkoly je tu z důvodu možnosti jejich rychlé kontroly, aniž bych musel zjišťovat, kdo je na sobě má aktuálně přiřazené. Schvalovací blok obsahuje speciální výpis úkolů, na základě zapojení konkrétní přihlášené osoby do schvalovacího procesu.

Přehled používaných stavů úkolů v eSYSTEMU:

• Modrá barva označuje úkoly, které jsem přijal a chci je co nejdříve řešit.
• Fialová barva označuje úkoly, se kterými musím teprve nějak naložit, tedy rozhodnout se, jak je vyřeším. Jde o úkoly, které jsem nově založil nebo byly na mě přiřazeny nebo se probudily ze spícího / čekajícího stavu. Jedním ze způsobu vyřešení takové úkolu je přepnutí do stavu "řeším" (tedy modrého označení).
• Žlutá barva označuje úkoly, které spí, tedy jsou vědomě odloženy na budoucí řešení. Například proto, že aktuálně nejsou splněny základní podmínky pro možnost realizace úkolu. Délka odložení (uspání) není nijak limitovaná. V okamžiku kdy nastane budoucí datum, ke kterému byl úkol odložen, dojde k tzv. probuzení úkolu a jeho automatickému přepnutí do stavu "řešit" (představuje fialová barva).
• Oranžová barva označuje úkoly, které čekají až je bude možné realizovat. Jde v podstatě o stejný stav jako je spící, jen předpokládaná doba čekání (uspání) je očekávána v řádu dní až týdnů, nikoliv v řádu měsíců. Například čekáme až klient zašle slíbenou reakci na zaslanou nabídku. I zde funguje stejný princip uspávání aktivit a jejich probouzení do stavu "řešit" (reprezentovaného fialovou barvou).
• Zelená barva označuje úkoly, které jsou již dokončené a nahlížíme na ně tedy jako na uzavřené úkoly. Tento stav neurčuje výsledek úkolu (např. dokončeno úspěšně). Pouze určuje procesní stav úkolu.

V tomto přehledu úkolů je pro dosažení požadovaného výsledku použito filtrování aktivit podle parametrů - Přiřazeno , Stav a Moje schvalování.

Ukázkové přehledy úkolů pro VEDOUCÍHO TÝMU

1) Přehled úkolů dle podřízených

Pokud jste Vedoucím týmu, tak potřebujete vědět, na čem vaši lidé aktuálně pracují a v jakém stavu tyto úkoly jsou. Snadnou odpovědí na tuto otázku je vytvořit si například plochu "Moji podřízení", kde si nechám vypsat úkoly všem mých přímých podřízených. Na následujícím obrázku jsou vidět dvě varianty výpisu, jak je to možné provést.

Varianta číslo 1 - V levém sloupci vidíte první podrobnější verzi přehledu všech úkolů přiřazených na konkrétním podřízeném (v našem ukázkovém případě jde o pana Tomáše Novotného). Přehled je složen ze tří bloků, kde první blok "V řešení Novotný Tomáš" obsahuje všechny aktuálně rozpracované úkoly nebo úkoly, které právě dostal k řešení; druhý blok "čekající Novotný Tomáš" obsahuje aktuálně uspané/čekající úkoly, které jsou odloženy na budoucí řešení a třetí blok "hotovo Novotný Tomáš" obsahuje všechny dokončené úkoly seřazené podle termínu dokončení (první v pořadí je naposled dokončený úkol).

V tomto přehledu úkolů je pro dosažení požadovaného výsledku použito filtrování aktivit podle parametrů - Přiřazeno a Stav.

Varianta číslo 2 - V pravém sloupci je k dispozici zjednodušená verze přehledu, která obsahuje pouze jeden blok, kde jsou k vidění všechny úkoly, jenž má na sobě přiřazené konkrétní podřízený. V našem ukázkovém případě jde o paní Janču Novákovou. Tato varianta nijak nerozlišuje aktuální stav úkolu, což u většího množství uspaných úkolů může způsobovat problém s přehledností výpisu.

V tomto přehledu úkolů je pro dosažení požadovaného výsledku použito filtrování aktivit pouze podle jednoho parametrů - Přiřazeno.

2) Přehled úkolů podle stavu řešení / procesních kroků

Pokud jste Vedoucí oddělení nebo Týmu, kde se řeší komplexní úkoly, tak potřebujete vědět, v jakém stavu jsou jednotlivé dílčí kroky spadající pod konkrétní větší hlavní úkol. Cílem je mít rychlý a přitom komplexní přehled, aby nedošlo k vynechání nějakého důležitého kroku nebo byl včas zachycen problém ovlivňující ostatní navazující kroky. Následující ukázková pracovní plocha, označená jako "Přehled stroje", představuje jedno z možných rozložení úkolů umožňující sledování průběhu řešení klientské zakázky typu "prodej a realizace / instalace prodaného zařízení u klienta".