Úvod k Jak zefektivnit provozní agendu ve firmě
Ať už jste malá, střední nebo velká firma, tak se řadě (stejných) provozních činností nevyhnete a je jen na vás, jak moc vás to bude zatěžovat respektive jak chytře budete mít jednotlivé provozní agendy vyřešené.
Na této stránce najdete některé vybrané provozní agendy a k nim připojené návody, jak vám s jejich efektivním řešením dokáže pomoci náš eSYSTEM.
Jak mít přehled v dovolených
Jak požádat o dovolenou nebo Jak dát svým kolegům vědět, že čerpám dovolenou, je jedna ze základních provozních činností, která se v běžném životě jakékoliv firmy odehrává dnes a denně. Pokud však nepracujete ve firmě, kde funguje automatizovaný docházkový systém s vizuálním výstupem, tak je pro vás nejspíše dosti náročné s předstihem zjistit, zda bude váš kolega zítra v práci. Docházkovou agendu totiž většinou řeší Administrativní nebo Účetní oddělení a získat tak celkový obraz o aktuální situaci ve firmě znamená odeslat dotaz na konkrétní oddělení a počkat na odpověď.
eSYSTEM má na tuto agendu poměrně jednoduché řešení, které je založené na kombinaci aktivit typu "Žádost o dovolenou" a výpisu podaných žádostí na některé z pracovních ploch.
Jak funguje sběr a výpis přehledu dovolených ve firmě přes eSYSTEM:
- Zaměstnanec, který potřebuje požádat o čerpání dovolené klikne na přidání nové aktivity (například přes rychlé tlačítko "+" a vybere položku "Přidat aktivitu") a zjednodušeně vyplní přidávací formulář. Stačí zadat Typ aktivity (= Žádost o dovolenou), Datum od (= od kdy čerpám dovolenou) a Datum do (= do kdy čerpám dovolenou). Pak již jen kliknete na tlačítko "Přidat".
- Po přidání "Žádosti o dovolenou" je takto zaevidovaná žádost okamžitě vidět na vybrané pracovní ploše a všichni vaši kolegové uvidí, že v daném termínu čerpáte dovolenou. Zároveň si mohou tuto žádost rozkliknout a dočíst se třeba, kdo vás v době vaší nepřítomnosti zastupuje.
Pokud byste chtěli, je možné tento koncept ještě rozšířit o schvalování dovolené, což ale znamená, že je potřeba trochu upravit i zobrazovací proces. Finální výstup - tedy přehled dovolených ve widgetu - však zůstává stejný.
Návod jak nastavit potřebný filtr v modulu Aktivity, který pak zapojíte do nového widgetu na vybrané pracovní ploše najdete na jednom z obrázků v následující fotogalerii. Při filtrování jsou použity parametry - Typ aktivity, Stav a Datum od. Parametr Datum od je nastavený v intervalu od -20 dní do 30 dní proto, abyste měli možnost vidět již aktuálně čerpané dovolené (to určuje hodnota "od" -20 dní zpětně) a zároveň jste viděli i ty budoucí (to určuje hodnota "do" 30 dní dopředu).
Jak udělat pořádek ve firemních poradách
Firemní porady. Věčný otloukán. Činnost, která v málo které firmě funguje bez remcání a dle stanovených pravidel, tedy pokud jsou vůbec nějaká stanovena. Přitom jde respektive může jít o velmi efektivní nástroj, který posouvá firmu dopředu.
Jedním ze střípků, jak zlepšit pověst porad a vytěžit z nich maximum je digitalizace jejich řízení a zajištění snadné dohledatelnosti výsledných výstupů. To vše samozřejmě s využitím našeho eSYSTÉMU.
Jak funguje zadávání porad a jejich výpis přes eSYSTEM:
- Pracovník, který svolává poradu vytvoří novou aktivity typu "Porada". Firma může mít klidně definováno i více typů porad, zjednodušuje to následně orientaci v jednotlivých založených podkladech pro porady a zároveň to usnadňuje i filtrování mezi jednotlivými typy. Při zakládání aktivity lze využít například i funkce "Šablony", která umožňuje vložit do popisu aktivity předpřipravený obsah (ukázku, jak to provést najdete na jednom z obrázků v následující fotogalerii). Obecně lze říci, že aktivitu typu Porady není třeba nějak složitě vyplňovat; stačí zadat - Typ aktivity, Název (= jsem je vhodné vložit třeba datum a přesný čas konání porady), Datum od (= pro případnou možnost filtrování) a Popis.
- Po přidávání "Porady" je takto založená podkladová aktivita ihned viditelná na vybrané pracovní ploše a všichni vaši kolegové mají možnost s tímto podkladem pracovat. Tzn. vidí plánový obsah porady, termín a dostanou se i k případným podkladům, pokud jsou součástí aktivity.
Pokud byste chtěli, je možné využít i funkci uzamčení přístupu k obsahu aktivity pouze na vybrané uživatele systému a to skrze funkci "Právo na položku". Tento koncept je třeba vhodný pro řešení podkladů pro porady vedení firmy. Jak použít funkci "Právo na položku" se dozvíte v samostatném návodu s názvem Přístupová práva.
